Prowadzenie biznesu wiąże się z generowaniem dużej ilości dokumentów. Wiele z nich musi być zatwierdzonych własnoręcznym podpisem, co wiąże się z koniecznością drukowania i wysyłania pism w formie tradycyjnej. Proces obiegu dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa oraz poza nim można jednak zautomatyzować, wykorzystując do tego podpis elektroniczny dla firm. Zobacz, na czym to polega!
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny?
Rozwój cyfryzacji zmienił model zarządzania przedsiębiorstwem. i obecnie wiele procesów można załatwić przez internet. Dotyczy to również dokumentów, które coraz częściej są przesyłane w formie elektronicznej. Zamiast je drukować, sygnować własnoręcznie i odsyłać do nadawcy, możesz wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny. Wystarczy, że wyrobisz sobie kwalifikowany certyfikat, potwierdzający Twoją tożsamość, który umożliwi Ci podpisywanie wielu dokumentów w ramach wybranego limitu podpisów przez rok lub dłużej. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Jest to więc w pełni prawomocne i bezpieczne rozwiązanie, akceptowane przez firmy i instytucje państwowe, dlatego możesz go używać nie tylko do komunikacji wewnątrz firmy, ale i do załatwiania spraw urzędowych.
Do czego służy podpis elektroniczny dla firm?
Mając kwalifikowany podpis elektroniczny, możesz go wykorzystywać nie tylko w firmie, ale i do celów prywatnych. Jest on przypisany do konkretnej osoby, zastępując własnoręcznie złożony tzw. podpis mokry, czyli ten z wykorzystaniem długopisu i kartki. E-podpis dla biznesu znajdzie więc zastosowanie w różnych branżach, m.in. w:
- finansach, gdzie może być wykorzystany np. w celu podpisania umowy, faktury, zlecenia, oferty handlowej czy autoryzacji transakcji bankowych;
- branży medycznej, gdzie umożliwi autoryzację dokumentacji medycznej, takiej jak wyniki badań, recepty czy skierowania na badania specjalistyczne;
- branży logistycznej, gdzie pozwoli na podpisanie dokumentów związanych z przewozem towarów, jak np. listy przewozowe czy fakury;
- branży nieruchomości do podpisywania umów kupna-sprzedaży czy najmu;
- branży HR przy podpisywaniu umów o pracę, aneksów do umów czy oświadczeń.
Podpis elektroniczny sprawdzi się wszędzie tam, gdzie konieczna jest weryfikacja tożsamości i oświadczenie woli składającego podpis. Dzięki niemu nie tylko usprawnisz proces obiegu dokumentów, ale i ograniczysz koszty związane z koniecznością drukowania pism i przesyłania ich pocztą czy kurierem. Kwalifikowany podpis elektroniczny daje również gwarancję bezpieczeństwa sygnowanych dokumentów..
Jakie są rodzaje e-podpisu dla biznesu?
Ze względu na zastosowaną technologię można wyróżnić dwa rodzaje podpisów kwalifikowanych – mobilny oraz z wykorzystaniem czytnika i karty kryptograficznej. W praktyce to identyczne rozwiązania, ponieważ mają takie samo zastosowanie i moc prawną, ale po prostu korzysta się z nich w nieco inny sposób. Wszystko zależy od potrzeb i upodobań podpisującego.
Mobilny podpis bez karty i czytnika jest składany z wykorzystaniem aplikacji zainstalowanej w telefonie użytkownika, na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu. Do autoryzacji podpisów używa się specjalnie wygenerowanych kodów w aplikacji mobilnej. W zależności od swoich potrzeb możesz się zdecydować na jednorazowy certyfikat do podpisania jednego dokumentu lub wybrać podpis z długim terminem ważności.
Dostępny jest także mobilny podpis w wersji integracyjnej, który pozwala na podpisywanie dokumentów bezpośrednio w wewnętrznym systemie danej firmy. W ten sposób Twoi klienci podpiszą online ważne dokumenty kwalifikowanym podpisem, bez dodatkowego oprogramowania, kart i czytników. Za pomocą kilku kliknięć podpiszą umowę, aneks czy zamówienie. Z kolei Ty zautomatyzujesz procesy biznesowe i wewnątrzfirmowe, bez drukowania, wysłania i archiwizowania. Jest to rozwiązanie w pełni zintegrowane z Twoimi systemami obiegu dokumentów, dlatego mogą z niego korzystać także pracownicy, dział administracji czy kadry.
Trzecim rozwiązaniem jest e-podpis dla biznesu, wydawany z czytnikiem i kartą kryptograficzną. Certyfikat kwalifikowany jest przyznawany na 1 roku lub 2 lata i nie ma określonego limitu podpisywanych dokumentów. Żeby z niego skorzystać, wystarczy podłączyć do komputera czytnik z kartą i dokonać autoryzacji kodem PIN nadanym przez użytkownika.
